文書組

臺北市政府檔案管理作業要點
                                    中  華  民  國  93 年 4月19日

                                   府秘二字第09309875400號函訂頒

                                   中  華  民  國  97 年 4月23日

                                   府秘文字第09730325800號函修訂

壹、總則

一、     臺北市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關、學校（以下簡稱各機關）為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。

二、     各機關檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。
三、     各機關檔案管理，由該機關自行統一規劃，除有特殊情形外，以集中管理為之。

四、     檔案管理之電子化作業由本府秘書處另訂之。

貳、點收

五、     各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。

歸檔清單保存年限為三年。

第一項之歸檔清單，其格式如附表一。

六、     歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正：

(一)       案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二)       案件污損或內容不清楚。
(三)       案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。

(四)       案件未編列文號或文號有誤。
(五)       案件未填註保存年限或分類號。

(六)       案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。

(七)       案件未依規定蓋騎縫章或職名章。

(八)       樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。

(九)       案件與歸檔清單之登載不符。

(十)       案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。

     第一項之檔案案件退件單，其格式如附表二。

七、     各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官應主動查明處理。

八、     檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。

     第一項之歸檔案件數量統計表，其格式如附表三。

參、分類編案

九、     各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類表合併編製或個別編製，並應依臺北市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。

十、     各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容編立案名及案次號。

十一、編立案卷應依下列規定辦理：

(一)    歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無前案可併者，應立新案，確立新案名。
(二)    檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予目次號，並編寫於各案件第一頁適當空白處。
(三)    附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋（如附表四）標記檔號、收發文號及流水號後，再依流水號順序存置；另編目時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。

十二、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報機關權責長官，作為績效評鑑之參考。

      第一項檔案編目數量統計表，其格式如附表五。

十三、各ㄧ級機關應於每年二月十五日及八月之十五日前，於檔案管理局機關檔案管理資訊網列印本機關暨所屬機關目錄彙送說明表，免備文逕送本府備查。 

肆、整理

十四、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。

十五、整理檔案應注意下列事項：

(一)    案卷厚度以三公分為原則。

(二)    檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。

(三)    檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(四)    檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
(五)    檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
(六)    檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。
伍、保管
十六、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
(一)    永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)    檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區分類保管。
(三)    按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。
(四)    檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五)    檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十七、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，不得擅自進入。陸、檢調
十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。
檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。
二十、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催之責。
二十一、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案單。
二十二、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍有必要使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依前項規定辦理借調。
機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權責長官核准後辦理。
機密檔案之借調或展期應依第一項至三項規定程序辦理。但每次借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊或業務需要，經專案簽請機關幕僚長以上核准借調期限者，其借調期限不受前四項規定限制。
二十三、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報權責長官。
       第一項稽催單格式如附件六。

柒、應用
二十四、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。
二十五、各機關檔案應用，依本府及所屬各機關學校檔案開放應用要點辦理。
捌、清理(銷毀、移轉)
二十六、各機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。
二十七、機密檔案未經解密，不得銷毀。
二十八、各機關對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄，送會相關單位確認後，函送臺北市文獻委員會檢選。本府一級機關(不含區公所)應於本市文獻委員會檢選完畢後，加送國史館再次檢選。
各機關依前項規定完成檢選程序後，應制定銷毀計畫連同原送文史機關檢選之銷毀目錄，層送本府函轉檔案中央主管機關審核。
二十九、各機關永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年編印移轉檔案目錄層送本府彙送檔案中央主管機關。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。

玖、附則
三十、各機關檔案管理人員，得隨時觀摩本府秘書處檔案管理作業，以溝通觀念與作法。
三十一、本府秘書處對於一級機關及區公所檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。本府一級機關對於所屬機關、學校檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。
拾、罰則
三十二、違反第七點、第十八點、第二十三點規定，無正當理由者，應送各機關考績委員會議處。

說明學校配合政府資訊公開法宣導事項：

（1） 政府資訊公開法94年12月28日經總統公布施行。

（2）為增進人民對公共事務之瞭解、信賴及監督，特例此法，分得主動公開及應主動公開。

（3）公立學校資訊（第18條第1項1,3,5,6,7條）

¨ 人事事務資訊（徵選、升等、懲戒）

¨ 考試事務資訊

¨ 學生資訊

¨ 學校事故處理資訊

¨學校工程及採購資訊

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